Hace unos meses proponíamos a los lectores de MuyPymes, como reto para este año, avanzar hacia la oficina sin papel. Para ello mostrábamos las herramientas que necesitábamos y explicábamos como al vivir sin papel no sólo respetábamos el medio ambiente, sino que conseguíamos ser más productivos.

Llegados a la mitad de este año, queremos aprovechar la ocasión para desmontar, una a una, algunas de las excusas que más se escuchan en las empresas españolas cuando se les propone abandonar el papel “para siempre”.

1. La tecnología no esta preparada para la oficina sin papel

Esta es una de las excusas que se esgrimen con más frecuencia. “Me gustaría, pero no creo que la tecnología disponible pueda ayudarme…” Actualmente no sólo existen dispositivos capaces de escanear todo tipo de papel a gran velocidad y a un precio muy reducido sino que también son capaces de organizar flujos de trabajo con los que desaparece la necesidad de utilizar de nuevo el papel.

Es decir, lo importante no es solo eliminar el papel que ya tenemos, sino también disponer de las herramientas necesarias para no generarlo de nuevo. Sin embargo, aunque ya existes escáneres, sistemas de gestión documental y destructores de documentos (todo ello a un precio más que asequible), su tasa de adopción no es demasiado alta, a pesar de que sistemas como la firma y la factura electrónica ya son un requisito indispensable para relacionarnos con administraciones públicas y grandes empresas.

En cambio, muchas pymes se obstinan en mantener en sus instalaciones un aparato tan antiguo y anquilosado como el fax, que data ni más ni menos que del año 1863.

2. Muchas empresas piensan que es “todo o nada”

Otro de los problemas que esgrimen muchos gestores es que entienden que la oficina sin papel supone renunciar al papel por completo. Al considerarlo una idea poco menos que absurda, ni siquiera se plantean la posibilidad de comenzar a reducir el consumo de papel en su empresa.

Aunque la situación ideal, efectivamente, es la de eliminar por completo el papel, no es algo que vaya a pasar en los próximos años. Hay que afrontar la realidad. Vamos a seguir utilizando el papel para muchas cosas, pero esto no quiere decir que no podamos implantar prácticas que limiten su uso en nuestra empresa.

Comenzando por apostar por la facturación electrónica, promoviendo políticas de impresión responsable, utilizando papel reciclado, limitando el número de páginas que pueden imprimirse desde determinados puestos… etc. son solo algunos ejemplos que podemos implantar en nuestra empresa desde ya.

3. La oficina sin papel es “menos segura”

¿Es más seguro mandar un correo electrónico o una carta certificada? Por supuesto, muchos argumentarán que al mandar una carta certificada tenemos todas las garantía de que llegará a su destino. Esto que no es baladí, no nos aseguro sin embargo qué es lo que pasará durante el camino. Con el correo electrónico pasa lo mismo.

Aunque es cierto que existen “decenas de amenazas” que se ciernen sobre nuestro correo electrónico, también lo es que existen decenas de soluciones (muchas de ellas completamente gratuitas) con las que podemos realizar envíos electrónicos completamente seguros. Algunas son tan seguras (como la encriptación de datos por PGP) que se necesitarían años para poder descifrar un mensaje obtenido con alguna artimaña de dudosa legalidad.

Por otro lado, también resulta mucho más seguro mantener nuestros documentos almacenados en servidores (ya sea dentro o fuera de la oficina) que en enormes archivos difíciles de consultar y que básicamente, ocupan espacio.

4. Con un escáner lo hemos resuelto todo

En el lado de los entusiastas tenemos aquellos que piensan que por comprar un buen escáner ya han resuelto con éxito el reto de vivir sin papel. El escáner cumple ciertamente una función vital a la hora de eliminar el papel que ya tenemos en nuestra oficina, pero no crea por si solo una oficina sin papel.

Lo que realmente importa es llegar a un punto en el que no tengamos la necesidad de escanear ningún documento. Maximizar y mejorar el uso de nuestro correo electrónico, apostar de forma decidida por sistemas de encriptación y firma electrónica, avisar a proveedores y clientes que exigimos toda la información en formato digital… etc. con algunas de las prácticas que podemos poner en marcha.

5. Leer en el monitor cansa demasiado la vista

No vamos a negar la máxima. Leer en papel cansa mucho menos que leer en una pantalla. Sin embargo hay algunos peros. En primer lugar, no todos los monitores son iguales. Muchos monitores presentes en las pymes españolas son un auténtico infierno. Pantallas parpadeantes, monitores de tubo de hace hace diez años, portátiles excesivamente pequeños para el trabajo diario…

Hay una buena razón por la que existe diferencia de precio entre monitores que en principio parecen presentar similares características. Y es que cuando leemos en un buen monitor, la diferencia se nota. Por otro lado, es de esperar con el paso del tiempo los aparatos de lectura basados en tinta electrónica bajen de precio, siendo accesibles para muchos trabajadores que podrán llevar sus documentos siempre consigo.

Finalmente, la presumible popularización de las tablets va a ayudar a que cada vez tengamos que imprimir menos documentos, al poder acceder a todos ellos con un simple “toque de dedo”.